مساحات العمل الهجينة

فبراير ٢٠٢١ | سيرفكورب

في عام ٢٠١٩ ، هل كان سيخطر ببالك أن رب عملك سيطلب منك العمل من المنزل بشكل دائم؟ كان موظفو المكاتب يتوقون إلى يوم واحد للراحة والاستمتاع بالعمل عن بُعد باعتباره استراحة من صخب الحياة المكتبية. وفي الوقت الحالي، ونظراً لأن العالم أصبح مضطرا إلى إعادة التركيز على الصحة والسلامة، بات العمل عن بُعد يخلق نوعاً جديداً من أماكن العمل المختلطة، يمكن .للموظفين من خلاله الجمع بين العمل من المنزل والعمل في المكتب

يمكن لفرق العمل الآن البقاء على اتصال مع زملائهم واستكمال يوم العمل من منازلهم وذلك بفضل تقنيات العمل عن بُعد مثل زوم وجوجل هانج أوت. يستمتع البعض بأداء مهام العمل اليومية من مكتبهم المنزلي (أو طاولة المطبخ). ويجد البعض أن متطلبات الإدارة الذاتية للعمل عن بُعد عمل روتيني أكبر بكثير من التوجه إلى المكتب.

ولكن ما الذي تعنيه مساحة العمل المختلطة الجديدة على وجه التحديد لمستقبل المساحات المكتبية؟ هل ستعود المؤسسات يوماً ما إلى ""الطريقة القديمة"" في العمل؟ أم أن الظروف التي اعتدنا عليها في عام ٢٠٢٠ ستجبر المؤسسات على التحرك نحو طريقة جديدة ومحسنة وأكثر عملية للأشخاص للعمل بأمان وتجمع بين أفضل ما في الطريقتين؟

لماذا أصبحت مساحات العمل الهجينة "الوضع الطبيعي الجديد"؟

أدت الجائحة إلى ضرورة عدم التقيد بالمساحات المكتبية التقليدية كبيئة عمل رئيسية

بعد مرور أشهر على الوضع الطبيعي الجديد، تمر كل مؤسسة بمرحلة مختلفة من إعادة الافتتاح وجعل مكان عملها آمناً. وهذا يعني أنه من الصعب التعرف على مستقبل العمل في الأسابيع والأشهر والسنوات المقبلة.

ومع ذلك، أصبحت مساحات العمل المختلطة أكثر شيوعاً كطريقة لخلق بيئة عمل أكثر أماناً ومرونة بشكل فعال مع مواكبة الإرشادات الصحية المتغيرة بسرعة والمسائل المتعلقة بصحة الأفراد الناجمة عن جائحة كورونا.

تقوم الشركات الآن بتجربة طرق جديدة لتقديم مزايا التعاون الشخصي مع مرونة العمل من المنزل. ويُعرف ذلك باسم النهج ""المختلط"" لأنه يتيح للموظفين العمل في المنزل بشكل روتيني بالتناوب بين أفراد فرق العمل لتمكينهم من العمل في مكتب فعلي إذا احتاجوا إلى ذلك.

وهذا يعني أن جميع أماكن العمل التقليدية أصبحت مساحات عمل مشتركة، مما يتيح للأفراد تحديد وقت للعمل من مقر الشركة والعمل بقية الوقت من المنزل. وتستلزم الطريقة الجديدة في العمل نهجاً جديداً بشأن كيفية تشجيع الأفراد على القيام بأفضل عمل أينما كانوا.

كيف يمكن الاستفادة من مساحات العمل المختلطة في زيادة الإنتاجية؟

أهم فائدة لمساحات العمل المختلطة الجديدة هي أنها تشجع الأشخاص على العمل معاً. لقد أدت مساحات العمل المختلطة إلى كسر الحواجز المادية بين فرق العمل ودفعهم للتواصل بشكل افتراضي مع بعضهم البعض للوفاء بجداول المهام والإنتاج.

كما أن التحول من العمل معاً في مكتب إلى العمل عن بُعد من المنزل يعني إيجاد طرق جديدة وأفضل للبقاء على اتصال واطلاع دائم بالتقدم الذي يحرزه الآخرون من خلال المكاتب الافتراضية وأماكن الاجتماعات الافتراضية.

إلا أن ذلك لا يعني أن الإنتاجية والتعاون سيتضرران بالضرورة. ففي بيئة المكتب المادية، نادراً ما تأتي أكبر الابتكارات من عامل منفرد في حجرة مغلقة بل إنها ثقافة متنوعة من التعاون - ويتطلب تحقيق ذلك في الغالب تحولاً كبيراً في الثقافة التنظيمية والقوى العاملة لديك.

ومع ذلك، أدت جائحة كورونا - في لحظة - إلى ضرورة التحول الفوري إلى مساحات العمل المختلطة التي تدفع الموظفين نحو جهود تعاونية أكثر نجاحاً بشكل أسرع وتتطلب منهم العمل بطريقة أكثر تماسكاً وترابطاً معاً على الرغم من الفصل المادي.

ولا يزال تحديد كيفية حدوث ذلك في مستقبل بيئة العمل قيد الدراسة، حيث غالباً ما ينتج عن التحولات الجوهرية في طرق العمل فرص أكبر للابتكار إذا تمكنت المؤسسة من إدارة التغيير بفعالية .

قدرة جميع فرق العمل على التكيف داخل مساحات العمل المختلطة

في ظل خوض العديد من الشركات لرحلة مشتركة بحثا عن نموذج مساحة عمل مختلط ناجح، قد يكون التخطيط للتحول إلى ما قامت به الشركات الأخرى أمر جيد.

ومع ذلك، فإن المشكلة في هذه الاستراتيجية هي أن كل شركة لديها احتياجات وتوقعات مختلفة لمكان عملها ولإنشاء بيئة عمل عن بعد مختلطة ناجحة ومتماسكة، فأنت بحاجة إلى تحديد استراتيجية لمكان العمل تعود على عملك وموظفيك بأفضل العوائد. كيف؟ يمكن تحقيق ذلك من خلال البحث الشامل والاعتماد على بيانات موثوقة وقابلة للقياس حول ما يحتاجه موظفوك لأداء أفضل أعمالهم يومياً، بما في ذلك الوصول إلى الأدوات والتكنولوجيا والتعامل مع بعضهم البعض.

ففي كثير من الأحيان، تساهم الأساليب الجمالية في تصميم مساحات العمل المختلطة كثيراً في قدرة العمال على التكيف وكفاءتهم، مما يشجع على مزيد من التواصل وترابط الفريق. فلابد من إضافة عناصر تصميم جمالية مثل مساحات العمل المشتركة في المناطق المشتركة والمقصورات الخاصة ومساحات الاجتماعات للمساعدة في تعزيز الشعور بالوحدة والإبداع والإنتاجية بين موظفيك. كما أن وضع وسائل الراحة المفضلة في مواقع متنوعة حول المكتب يجعل بيئة العمل أكثر يسراً وسهولة طوال يوم العمل وهذا بدوره يعزيز العمل الجماعي وزيادة الإمكانات التعاونية.

المخاوف التي تتعلق بالصحة والسلامة في أماكن العمل المختلطة.

"أهم أربعة مخاوف لإعادة فتح المساحات المكتبية الفعلية للشركات هي:

• الوضع المالي طويل الأجل/ قصير الأجل
• أمن العمل
• الصحة البدنية
• الصحة النفسية

تتيح مساحات العمل المختلطة للمؤسسات إعادة فتح أبوابها بأمان من خلال تقييد أعداد الموظفين وتسهيل تنظيف بيئة العمل والمعدات المرتبطة بها. كما أنها توفر المزيد من المرونة للموظفين مما يزيد من مستوى الرفاهية في العمل ويتيح الوقت للتركيز على مسؤوليات الأسرة وتقديم الرعاية في الأوقات المضطربة.

كما أنها جذابة بشكل خاص للجيل جديد من العمال. على سبيل المثال، أظهر تقرير حديث أن ٧٠٪ من موظفي الجيل Z و ٦٨٪ من عمال الألفية لديهم مخاوف معتدلة بشأن أسرهم أو ظروفهم الشخصية عندما يتعلق الأمر بالعودة إلى العمل، مقارنة بـ ٣٥٪ من مواليد جيل الطفرة السكانية.

ومن ثم فإن نقل مكان عملك إلى الإنترنت بنسبة ١٠٠٪ يوفر المزيد من الخيارات لأولئك الذين يحتاجون إلى رعاية أفراد الأسرة، أي أن الموظفين لديهم خيارات أكثر بكثير. ويمكنهم اختيار كيفية العمل بناءً على الخيار الذي يوفر أعلى إنتاجية - العمل عن بُعد، أو وقت العمل في مكتب فعلي أو مزيج من الاثنين. تعني هذه المرونة الإضافية أن بإمكان المزيد من العمال تنظيم الانتقال الكامل أو الجزئي إلى العمل من المنزل حتى يتمكنوا من توفير الرعاية مع الحفاظ على الدخل أيضاً ."

المخاوف التي تتعلق بالصحة والسلامة في أماكن العمل المختلطة.

أهم أربعة مخاوف لإعادة فتح المساحات المكتبية الفعلية للشركات هي:

  • الصحة النفسية تتيح مساحات العمل المختلطة
  • الوضع المالي طويل الأجل/ قصير الأجل
  • أمن العمل
  • الصحة البدنية

تتيح مساحات العمل المختلطة للمؤسسات إعادة فتح أبوابها بأمان من خلال تقييد أعداد الموظفين وتسهيل تنظيف بيئة العمل والمعدات المرتبطة بها.

كما أنها توفر المزيد من المرونة للموظفين مما يزيد من مستوى الرفاهية في العمل ويتيح الوقت للتركيز على مسؤوليات الأسرة وتقديم الرعاية في الأوقات المضطربة. كما أنها جذابة بشكل خاص للجيل جديد من العمال. على سبيل المثال، أظهر تقرير حديث أن ٧٠٪ من موظفي الجيل Z و ٦٨٪ من عمال الألفية لديهم مخاوف معتدلة بشأن أسرهم أو ظروفهم الشخصية عندما يتعلق الأمر بالعودة إلى العمل، مقارنة بـ ٣٥٪ من مواليد جيل الطفرة السكانية.

ومن ثم فإن نقل مكان عملك إلى الإنترنت بنسبة ١٠٠٪ يوفر المزيد من الخيارات لأولئك الذين يحتاجون إلى رعاية أفراد الأسرة، أي أن الموظفين لديهم خيارات أكثر بكثير. ويمكنهم اختيار كيفية العمل بناءً على الخيار الذي يوفر أعلى إنتاجية - العمل عن بُعد، أو وقت العمل في مكتب فعلي أو مزيج من الاثنين. تعني هذه المرونة الإضافية أن بإمكان المزيد من العمال تنظيم الانتقال الكامل أو الجزئي إلى العمل من المنزل حتى يتمكنوا من توفير الرعاية مع الحفاظ على الدخل أيضاً.

تستفيد الشركة من الانتقال إلى مساحة عمل مختلطة.

السؤال المهم الذي يجب الإجابة عليه هو هل تريد مؤسستك الانتقال إلى مساحة عمل مختلطة بشكل دائم؟ بمجرد انتهاء جائحة كورونا، سيكون هناك مجموعة كبيرة من المزايا التي قد تقنعك بأن هذا هو مستقبل العمل الجديد.

كانت مساحة مكاتب الشركات غير المستغلة مشكلة كبيرة قبل جائحة كوفيد - ١٩ وقد سلط الوباء مزيداً من الضوء على المبلغ الهائل من الأموال التي قد توفرها المؤسسات من خلال تحسين مساحتها لضمان الاستفادة المثلى من كل شبر.

يمكن أن يؤدي الانتقال إلى مساحة عمل مختلطة إلى توفير كبير في التكلفة - وبالنسبة للمؤسسات العالمية التي يعمل بها عمال منتشرون عبر مواقع متعددة، يمكن أن يؤدي هذا الحل إلى توفير الملايين سنوياً.

تعيد المؤسسات الذكية في جميع أنحاء العالم استثمار جزء من المدخرات التي حققتها من التحول إلى العمل عن بُعد أو العمل عن بُعد مرة أخرى لإنشاء مساحة عمل مختلطة تناسب احتياجات عمالها بشكل كامل. ويمكن الاستفادة من المدخرات الأخرى بعد ذلك في تحسين تجربة الموظفين (زيادة القدرة على جذب الموظفين والاحتفاظ بهم بسهولة أكبر) أو تعزيز الاستراتيجيات التنظيمية الأوسع نطاقاً.

بدأ عصر المؤسسات المادية البحتة في التلاشي حتى قبل فيروس كورونا. ولم تؤدي الأزمة إلإ إلى تسريع التحول الرقمي كما أنها سلطت الضوء على أهمية مساحة العمل المختلطة الجديدة في إنشاء نموذج أعمال ناجح ومرن وداعم للمستقبل.

اتخذ الخطوة التالية لإنشاء مساحة عمل مختلطة خاصة بك اليوم. يرجى الرجوع إلى حزمة فريق العمل عن بعد من سيرفكورب واتصل بنا لمناقشة خياراتك .