قد يكون موقع شركتك مصدر قلق وخيبة وهدر للموارد – كما من الممكن أن يكون مصدر قوة تدفعك إلى التوسع واستثمار قدرات مهمة في مجال تكنولوجيا المعلومات وإرساء قاعدة لتواجدك في الأسواق. ما هي العوامل التي يمكن أن تشكّل هذا الفرق المصيري؟

قامت مجلة SME Advisor بمراجعة أحدث الإحصاءات ووجهت الأسئلة إلى ثلاث من المشاريع الصغيرة والمتوسطة عمّا إذا كان بإمكان المكاتب المجهّزة للعمل أن تكون عاملاً مهماً لتحقيق الإمتياز والنمو.

بشكل عام، لكل موقع أعمال وظيفتان إثنتان: هو أولاً يضعك في مكان ملموس بالنسبة لباقي العالم – في مدينتك، بلدتك أو مجتمعك – ومن ثمّ يمنحك مساحة العمل الخاصة بك، الأشخاص الذين تعمل معهم، إضافة إلى التجهيزات، المبنى أو الآلات التي تحتاجها.

فلنبدأ بالموقع أولاً. منذ مئة سنة، صرّح صاحب الفندق المشهور هنري هلتون أن هنالك ثلاثة أشياء فقط يجب أن تؤخذ في الإعتبار: "الموقع، فالموقع، ثمّ الموقع". أما اليوم، وفي زمن تهيمن فيه تكنولوجيا الإنترنت والسيبرانية على مكان العمل، فقد يتبنى الكثيرون وجهة النظر القائلة بأن الموقع بحدّ ذاته لم يعد عاملاً أساسياً في اختيار مكتب للأعمال: ربما يكون الموقع، بحسب هذا الإدعاء، خارج الموضوع لأنه بإمكانك تأسيس عملك في أي مكان والإتصال بموظفيك وزبائنك في أي وقت من النهار عبر البريد الإلكتروني، الرسائل، الصوت والفيديو. غير أن آخر الأبحاث تظهر أن ذلك مخالف تماماً للحقيقة – فالموقع ما يزال في غاية الأهمية، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة أوالحديثة. الموقع بالغ الأهمية لأنه يحدّد ما إذا كانت الموارد المختلفة اللازمة للنمو في متناول شركتك عند الحاجة.

وفي دراسة نشرت منذ أسبوعين فقط، في شهر مايو ٢٠١٣، وجد بيتر س. كوهان، أحد أقطاب الإدارة في الولايات المتحدة الأميركية، أن هنالك، في الواقع، ستة عوامل ديناميكية يلعب من خلالها الموقع دوراً رئيسياً في تطوير الأعمال. والدراسة هذه – "ستة طرق يستطيع من خلالها الموقع أن يدفعك إلى الأعلى" – ألقت الضوء على الميزات التالية التي يؤمنها الموقع الفخم:

١-  من المهم أن تكون في قرب الشركات الكبرى، التي تشكّل عامود أساس في مجالها.

إن هكذا شركات تحظى بدعاية كبيرة، تؤمن الرساميل والمواهب البشرية للشركات الحديثة والصغيرة، وحتى إنها تشتري منتجاتها. عليك إذن أن تسأل ما إذا كانت هناك شركات أعمال من هذا النوع في المنطقة التي اخترتها، والأهم ما إذا كانت المواهب المحلية المتوفرة كافية لتمنحك المهارات التي تحتاجها. مثلاً، إذا كنت تملك شركة تعمل في مجال التكنولوجيا، وكنت قريباً من إحدى الشركات-الأعمدة مثل أوراكل أو سيسكو، فأنت حقاً على مرمى حجر من أصحاب الخبرة الذين تحتاج إليهم شركتك.

٢-  إبحث في الجامعات المحلية عن أفكار ومواهب

إذا أردت الحصول على حصة في السوق، عليك أن تسعى لاستقطاب أفضل الأفكار والمواهب. وحين تختار لشركتك موقعاً قريباً من الجامعات التي تضم هذا النوع من المواهب تحديداً، سوف تحظى بانطلاقة قوية- إضافة إلى مجموعة من الأشخاص الموهوبين المستعدين للعمل بدوام جزئي. وحين يتخرّج هؤلاء، سوف يكونون مناسبين تماماً لشركتك.

٣-  إعمل حيث يشاركك آخرون القيم نفسها.

إن اختيار رواد الأعمال للموقع غالباً ما ينتج مباشرة عن اختيار المكان الذي يرغبون بالعيش فيه. وهذا القرار يتعلق بمدى مشاركتهم للقيم السائدة في المجتمع الذي يطلقون منه أعمالهم. هل ستجد مثلاً مجتمعاً متنوّعاً وملهماً كافٍ لإرضائك في منطقة صناعية أو في موقع في ضواحي المدينة؟

٤-  إنتقل إلى حيث يرغب الناس في العيش.

تحظى الشركات الصغيرة والمتوسطة بفرصة أكبر لجذب المواهب والطاقات إن تواجدت في موقع يسهل الوصول إليه. إن وجودك في هكذا موقع يسهّل عليك عملية إقناع طاقم عملك المحتمل بالإنضمام إلى شركتك دون الحاجة إلى تغيير عاداتهم في التنقل.

٥-  إبقَ قريباً من الرساميل الإستثمارية.

غالباً ما يرغب المستثمرون في التواجد قريباً من الشركات التي يستثمرون فيها. لذا فمن المفيد أن تختار موقعاً قريباً من مكاتب أصحاب الرساميل والمستثمرين في قطاع عملك. يرغب المستثمرون أحياناً في تشارك وجبات الطعام مع أصحاب أو مدراء الشركات الصغيرة والمتوسطة، أو تبادل أطراف حديث سريع معهم دون الحاجة إلى عبور المسافات الطويلة لتحقيق ذلك.

٦-  إبق قريباً من مستشاريك ومرشديك.

حين تحتاج للنصائح حول كيفية إدارة أعمالك على أفضل وجه، من الحكمة أن تبقى قريباً من مجموعة من المستشارين والمرشدين الذين يساعدونك على إزالة العقبات في طريق النمو. وهؤلاء ايضاً غالباً ما يتواجدون  في محيط محاور الأعمال الكبرى- وبالطبع فإنك لا ترغب بعبور مسافات طويلة للقائهم والحصول على نصيحة سريعة عند الحاجة.

أما مغزى هذه القصة فهو التالي: من المفيد أن تتواجد في محيط ذات طابع عالمي مركزي، حيث ستجد شركات مماثلة لشركتك وتجمعات غنية بالمواهب. بكلمات أخرى، تواجد حيثما تتواجد شركات الأعمال الناجحة.

ولكن هنالك بالطبع مشاكل تتمثّل بالتالي:

-  الكلفة

-  التوفّر

-  حجم وتصميم الوحدات

-  مدى ملائمة شبكات الإتصالات، وغيرها.

من البديهي أن تظهر هكذا مشاكل وتعاود الظهور خلال حياة الشركة وليست فقط متعلّقة بانتقالها أو عدم انتقالها إلى موقع مركزي مرموق. وفيما تنمو الشركات وتتغيّر سوف تستمر بمواجهة ضغوطات وقيود متعلقة بالأسعار والتوفّر. يمكننا القول، بحق، أن تلك هي مشاكل أساسية تحيط بالسعي لتأمين مساحة عمل ملائمة لك وللأشخاص الذين تعمل معهم.

إن مكتبك هو نقطة ارتكاز لكيفية عملك

إن "إتحاد الشركات الصغيرة FSB" هو أوسع شبكة عالمية للشركات الصغيرة والمتوسطة، ويضم أكثر من ٢٠٠,٠٠٠ عضو فعلي. مركزه المملكة المتحدة، وقد أجرى العديد من الدراسات حول دور المحيط المكتبي وتأثيره على حياة الشركات ونموها. حاورت مجلة SME Advisor السيد بيتر غروفز، رئيس الإتصال التجاري في "إتحاد الشركات الصغيرة". وقد علّق بيتر قائلاً: "إن العامل المهم الذي يجب إظهاره يتمثل في أنه حين تواجه شركة أعمال "نقاط ضغط" في خلال مسارها التجاري، يصبح المبنى الذي تعمل فيه الشركة همّاً أساسياً. مثلاً، تظهر أبحاثنا أن أبرز اهتمامات أصحاب الشركات عادة تكون وفق الترتيب التالي:

١. ترتيبات الديون التجارية

٢. التدفقات النقدية

٣. كفاءة الموظفين الذين يشغلون الأدوار الرئيسية

٤. ظروف السوق

٥. تكلفة وحجم المباني

غير أنه حين تواجه شركة ما إحدى نقاط الضغط – سواء أكانت الحصول على التمويل للنمو، دخول أسواق جديدة أو تقليص حجمها نتيجة ضغوطات مالية، فإن دور المبنى الذي تشغله يصبح في أعلى القائمة، مثلاً:

١-  تكلفة وحجم المباني

٢-  التدفقات النقدية

٣-  ترتيبات الديون التجارية

٤-  ظروف السوق

٥-  كفاءة الموظفين الذين يشغلون الأدوار الرئيسية.

مجدداً، يمكن أن نلاحظ أن دور المبنى الذي تشغله الشركة هو فائق الأهمية. حين تسعى شركة ما إلى النمو، يشكّل المبنى تحدّياً إذ أنك تحتاج إلى إيجاد مساحة أوسع بسعر مقبول وبالتصميم المناسب. وحين تكون الشركة في خضم الصراع، يمكن للأكلاف الناتجة عن المباني غير الملائمة أن تؤدي إلى هلاكها.

دور "المكتب المجهّز للعمل"

تركّز تعليقات بيتر غروفز على أهمية خيارات العمل المرنة فيما يتعلّق بمبنى الشركة. إن القدرة على الحركة بسرعة وسهولة ليست مجرد ميزة بمتناول الجميع ضمن "خطة التعافي من الكوارث" – لا بل هي ضرورة إقتصادية. هل يعني ذلك إذن أن المكتب المجهز للعمل – الذي لن تحتاج بالطبع إلى تأثيثه وتجهيزه، والذي يتوفر بشروط إيجار تفاضلية – هو خيار جيد؟

من الواضح أنه يتمتع بميزات عدة. أولاً، من شأنه أن يسهّل انتقالك إلى موقع مركزي فخم، لأن مزوّد المكاتب المجهزة للعمل هو الذي يسدد تكاليف الإنشاء والتطوير أو الإيجار الباهظة، وليس أنت.

ثانياً، سوف تكون لديك فرص جيدة لأن تجد ما يناسب احتياجاتك تماماً، سواء لجهة المساحة الأوسع والأفضل، أو لجهة التصميم والملائمة لتقنية الإتصالات المتوفرة. وبهدف معرفة وجهة نظر مزوّد المكاتب المجهزة للعمل بالنسبة إلى مزايا هذه المكاتب، تحدّثنا مع رائد عالمي معروف في هذا المجال، سيرفكورب. كشركة عالمية، ترى سيرفكورب أن المكتب المجهز للعمل يتمتع بالمزايا التالية:

-  هو مؤثث ومجهز بالكامل.

-  سوف تكون لديك ردهة استقبال لا تحمل شعار سيرفكورب، حيث لشركتك الأولوية (تجدر الملاحظة إلى أن هذه الميزة تأتي كحلّ للإعتراضات التقليدية على المكاتب المجهّزة للعمل، حيث كانت ردهة الإستقبال القديمة والتي تحمل شعار الشركة المزوّدة تعطي لشركتك طابع "الضيف" ضمن مجموعة مجهّزة – مع كلّ ما لذلك من تبعات تعطي أعمالك طابعاً مؤقتاً وصورة ضعيفة).

-  إنترنت فائق السرعة، مراقب باستمرار.

-  جهاز هاتف سيسكو، تدعمه شبكة عالمية.

-  موظّفة استقبال متفرّغة لإدارة جميع الإتصالات الواردة إلى مكتبك المجهّز للعمل.

-  فريق دعم عند الطلب.

-  مرافق اجتماعات كاملة التجهيز ومزودة بتجهيزات سمعية-بصرية.

-  شروط إيجار مرنة، دون عقود طويلة الأجل.

تجدر الإشارة إلى أن شركة بحجم سيرفكورب تستطيع أن تؤمّن خياراً واسعاً بين أفضل المواقع المركزية. ولكن يبقى السؤال عن مدى أهمية هذه العوامل بالفعل، بالنسبة للحاجات اليومية للشركات الصغيرة والمتوسطة؟ مثلاً، هل تعتبر الشركات الصغيرة والمتوسطة الموقع الفخم أولوية؟ والأكثر من ذلك، هل أن الخيارات التي تطرحها سيرفكورب تتناسب مع المطلوب فعلياً؟

فلنسأل أصحاب الخبرة أنفسهم: الشركات الصغيرة والمتوسطة!

وجّهت مجلة SME Advisor الحديث إلى إحدى الشركات الصغيرة والمتوسطة المتمركزة في دبي، TSS Capital. وقد تبنّت هذه الشركة وجهة النظر التالية: "بالطبع، إن الحصول على موقع متميز هو أمر حيوي بالنسبة لعملنا، واختيار الموقع الملائم من شأنه أن يطلق شركتك بالطريقة الصحيحة. هو أحد العوامل التي نسعى إليها، إضافة إلى الخدمة الجيدة وموظف الإستقبال المحترف". كذلك، توافق شركة أخرى، Virtual Human Resources فتقول: "نعم، إن الموقع الفخم مهم، إضافة إلى عوامل أخرى كشبكة تكنولوجيا المعلومات الجيدة، الإتصالات الجيدة، المساحة، تجهيزات العمل، والمرافق الأخرى مثل وجود آلة لصنع القهوة".

هل ما تقدمه سيرفكورب يتماشى مع هذه المتطلبات؟ تبدو شركة نورثرن تراست المتمركزة في أبو ظبي واثقة حيال الموضوع: "من المهم التواجد في مبنى وموقع ذات صيت جيد، فذلك يدعم إيجاباً صورة الشركة، ويعكس جودة علامتنا التجارية. إن مواقع سيرفكورب في أبو ظبي، دبي والرياض تتناسب مع توقعاتنا في هذا الإطار. كما أننا نبحث عن فريق عمل متخصص ومحترف جاهز للخدمة، إضافة إلى المفروشات المكتبية الجيدة ومحيط عمل نظيف ومنظّم. وقد وجدنا كلّ ذلك لدى سيرفكورب".

ماذا عن سؤال عمّا إذا كان المكتب المجهّز للعمل قد لعب دوراً مساعداً في الأوقات الحرجة، خلال نمو الشركة وانتقالها من مرحلة إلى أخرى؟ هل أنه ساعد مثلاً على المحافظة على الموارد وتسهيل بناء جسور العبور عبر المراحل؟ كانت لشركة TSS Capital نظرة واضحة وصريحة حول هذا الموضوع: "هو ليس حلاً دائماً ولكنه يساعد حتماً. الجيّد في الأمر أنه حين تمر بوقت حرج ويعرف الناس أنك مع سيرفكورب، ذلك يمنحك القوة اللازمة للإستمرار والنمو... نحن نخطط للتوسع، ولكننا نريد البقاء لسنة أخرى لأن ذلك يسمح لنا بتوفير الأموال، ومع أن الأسعار قد ارتفعت مؤخراً، إلا أننا سعيدون بوجودنا هنا".وتضيف شركة Virtual Human Resource: "نحن حالياً في مرحلة حاسمة. يمكننا أن ننمو كما يمكننا أن نتقلّص في هذه المرحلة. هدفنا أن ننمو لنصل إلى ١٠ أشخاص خلال سنتين (تم الشركة اليوم ثلاثة موظفين)".

و��ؤكّد شركة TSS Capital أن علاقتها مع سيرفكورب قد ساهمت في تطورها السريع. مثلاً، لدى السؤال عمّا إذا كان العمل مع سيرفكورب قد ساهم في نمو الشركة، في تأمين الإحتراف ورفع نسبة رضى فريق العمل، كان الجواب كالتالي: "نعم، بالطبع، بسبب شهرتهم ومستوى حرفية فرق عملهم. لقد سبق وتعاملنا مع مزود آخر ولا مجال للمقارنة بين مستوى فرق العمل".

وفي المواجهة، من يفوز؟

هل أن العمل مع شركة رائدة في مكتب مجهّز للعمل قد ساهم في توفير الوقت والمال أكثر منه في الحلول المكتبية التقليدية؟ بالنسبة لشركة Virtual Human Resources مثلاً، أثبتت الترتيبات التقليدية أنها بطيئة ومحبطة: " سابقاً، عند تأسيس DEWA IT، استهلكنا الوقت الكثير". وتدعم وجهة النظر هذه شركة TSS Capital حين تقول أن المكتب المجهز للعمل :" ساهم حتماً في توفير الوقت والتكاليف إذ أننا لا نفكر باستخدام أشخاص أكثر". على العكس، هم اليوم يتمتعون: "بخدمة جيدة، استقبال رائع، أشخاص محترفين، والكل جاهز بمجرد الإتصال – وهذا أمر رائع".

ومن الملاحظ أننا، عبر التعليقات أعلاه، نجد تشديداً على دور المكتب المجهز للعمل في مساعدة الشركات في المراحل المصيرية من تطورها – في وقت يكون تركيز الشركة على مشاكل كالكلفة وتوفّر مساحة العمل. وأكثر من ذلك، يأتي الموقع المركزي الفخم ليشكل قيمة إضافية عند اختيار مكتب مجهز للعمل. إذن فالمكاتب المجهزة للعمل تحظى بنتيجة عالية وفق المعايير التي حدّدها بيتر س. كوهان و"إتحاد الشركات الصغيرة".

طبعاً ستكون هنالك دوماً شركات تفضّل تأثيث وتجهيز المكتب بنفسها كي تشعر بحس الملكية، من خلال الإيجارات الفردية (أو المكاتب المبنية خصيصاً). ولكن الواقع يبقى أنه، بما يختص بالميول السائدة حالياً في أسواق الشركات الصغيرة والمتوسطة، قد يكون المكتب المجهّز للخدمة وسيلة فائقة الفعالية للإفادة القصوى من التواجد في الأسواق بموازنة محدودة والتحضير للمرحلة التالية من النمو.

النقطة الأخيرة ...

ما هي النصيحة التي تقدمها الشركات الصغيرة والمتوسطة التي قمنا بسؤالها إلى أصحاب ومدراء الشركات الأخرى التي تبحث عن مواقع جديدة؟ توصي شركة Virtual Human Resources بوجوب البحث عن: "إمكانية النمو – إبحث عن مساحة تسمح لك بالنمو، تكون فعالة من حيث التكلفة وفي موقع جيد. تأكد من جهوزية الأنظمة المتوفرة، وإلا قد تعرّض شركتك للفشل، كما أن الدعم عامل أساسي".

فيما تؤكد Northern Trust أن: "العامل الأساسي يتضمن وجود مساحة مكتبية مرنة، سواء من ناحية الكمية والقدرة على التأقلم مع المتطلبات، وجود فريق عمل محترف جاهز للخدمة، محيط ملائم للعمل، وموقع مناسب ذات سمعة جيدة".

إذن – أين ستكون الوجهة التالية لشركتك؟